COVID-19 und 4 spezielle Aspekte für interne Prüfungsteams

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Organisationen weltweit haben Mühe, die durch COVID-19 verursachten Betriebsunterbrechungen auf ein Minimum zu reduzieren, während sie sich in neuen Realitäten zurechtfinden müssen – ein bedeutender Teil dieser Verantwortung entfällt auf die interne Revision.

Stärke und Erfahrung im Umgang mit Unsicherheiten macht die interne Revision so einzigartig. Das Aufdecken und Bekämpfen von Risiken ist die Aufgabe interner Revisionsteams. Probleme ans Licht zu bringen, die das Überleben und Prosperieren von Organisationen fördern, gehört zum Tagesgeschäft.

Und gerade in dieser Zeit, in der Führungskräfte und Vorstände damit ringen, die mit COVID-19 verbundenen Risiken zu identifizieren und sich auf eine neue Normalität einzustellen, sind die Funktionen der internen Revision im Hinblick auf Bewertung und Absicherung dieser Risiken von unschätzbarem Wert. Wir zeigen vier Möglichkeiten auf, wie die interne Revision einen noch höheren Nutzen zur Organisation beitragen kann.

1. Datengestützte Erkenntnisse für optimale Entscheidungsfindung

Inzwischen haben die meisten Organisationen ihre Risikokompetenz neu ausgerichtet, um auf die Pandemie zu reagieren. Laut einer kürzlich vom Audit Executive Center® des IIA durchgeführten Kurzumfrage zum Thema COVID-19 sagten 78 % der Leiter und Direktoren interner Revisionsabteilungen, dass sich ihre anfänglichen strategischen Reaktionen auf die Bewertung kurzfristiger Auswirkungen konzentrierten. Weitere kurzfristige Strategien umfassten:

  • Bereitstellung von Updates zu COVID-19-Risiken für den Vorstand (72 %)
  • Überarbeitung des Plans zur Betriebsaufrechterhaltung (66 %)
  • Bewertung der Lieferantenbeziehungen (59 %)

Interne Prüfer spielen bei der Bereitstellung von datengestützten kurzfristigen Risikoperspektiven, die eine souveräne Entscheidungsfindung in diesen unsicheren Zeiten ermöglichen, die entscheidende Rolle. Dies ist sowohl für die Geschäftsleitung als auch für die gesamte Organisation von Bedeutung, da es allen Beteiligten hilft, sich auf das Erfüllen der Ziele und das Beilegen von Risiken zu konzentrieren.

„Sie werden Ihre Strategie zur Minderung der COVID-19-Risiken in den kommenden Wochen und Monaten weiter ausbauen. Interne Prüfer müssen sowohl künftige Risiken im Blick haben, als auch die gegenwärtigen Gefahren mindern.“

2. Künftiger Zustand der Organisation

COVID-19 bringt zweifelsohne unzählige Risiken mit sich (z.B. Gesundheit und Sicherheit von Kunden und Mitarbeitern, unterbrochene Lieferketten, Kostensenkungen, neue Prozesse, Einnahmeverluste), die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Die interne Revision muss sich aber auch mit neu auftretenden oder sich entwickelnden Risiken befassen, die Auswirkungen auf den künftigen Zustand der Organisation haben können.

Infolge von Regierungsinitiativen zur Unterstützung von Organisationen bei dieser Pandemie erfahren Prüfungsteams in einigen Sektoren (z.B. bei Behörden und Finanzdienstleistern) sogar eine erhöhte Arbeitslast, da sie in Echtzeit für Absicherung sorgen und neu auftretende Risiken wirksam bekämpfen müssen.

Nachstehend ein bemerkenswertes Beispiel für ein aufkommendes Risiko: Im IIA Bulletin hieß es zu COVID-19 kürzlich: „Auch wenn sich Organisationen noch am Anfang der Ermittlung der potenziellen Auswirkungen des Coronavirus auf ihren Betrieb befinden, tritt ein zusätzliches Risiko zutage, nämlich das Social Engineering unter Ausnutzung der Krise. Cyberkriminelle machen sich die wachsende Besorgnis über das tödliche Virus zunutze.“

Jüngste Daten von Barracuda Networks weisen auf einen 600-prozentigen Anstieg bei Phishing-E-Mails hin. Wie werden sich solche aufkommenden Risiken (von Phishing-E-mails, die aussehen , als seien sie von der WHO, bis hin zu E-Mails mit vorgeblichen Förderungsprogrammen) langfristig auf Ihre Organisation auswirken? Welche internen Kontrollen setzen Sie zurzeit ein? Reichen sie aus angesichts des Wechsels Ihrer Mitarbeiter ins Homeoffice und neu auftretender Cyber-Bedrohungen? Ein Verstoß zur jetzigen Zeit könnte ein Fallstrick für die Organisation in der Zukunft sein. Was ist jetzt zu tun und mit wem müssen Sie zusammenarbeiten, um Ihr Unternehmen zu schützen?

Sie werden Ihre Strategie zur Minderung der COVID-19-Risiken in den kommenden Monaten weiter ausbauen. Interne Prüfer müssen sowohl künftige Risiken im Blick haben, als auch gegenwärtige Gefahren mindern. Beim Blick in die Zukunft sind unterschiedliche Aspekte zu bedenken, etwa Auswirkungen auf die Pläne der internen Revision für 2020/21, Änderungen in der Methodik der internen Revision und vielleicht sogar die Reduzierung der gesamten internen Revisionstätigkeit, sodass auch mit einer verkleinerten Organisation Wertsteigerungen erreicht werden.

3. Agiler Prüfungsplan

COVID-19 veranlasst Organisationen zu einer raschen Anpassung ihrer Geschäftsabläufe und Pläne und stellt sie vor ständig neue Herausforderungen. Eine davon könnte darin bestehen, Prüfungen vollständig per Fernzugriff durchzuführen. In einer solchen Situation funktioniert der herkömmliche Prüfungsplan möglicherweise nicht. Es könnte daher erforderlich sein, agilen Ansätzen nachzugehen, um wirklich zu verstehen, wie Ihre Organisation arbeitet und sicherzustellen, dass Sie die vom IIA Competency Framework geforderte unternehmerische Weitsicht erreichen.

Der Schwerpunkt der agilen Prüfung liegt auf einer kontinuierlichen, iterativen Planung anstelle einer starren, einphasigen Planung, wie dies bei einer klassischen Prüfung vorgesehen ist. Während des gesamten Prozesses liegt der Fokus auf Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen dem Prüfungsteam und den Stakeholdern.

Die Prüfungsqualität ist nach wie vor ein entscheidendes Kriterium. Allerdings haben bei der agilen Prüfung Schnelligkeit und Effizienz Vorrang vor der Abgabe eines am Ende perfekt ausgefeilten Projekts. Dieses "Try Fast, Fail Fast"-Konzept (Schnell versuchen - Schnell scheitern) berücksichtigt das Unerwartete, falls das Team plötzlich die Richtung wechseln muss. Jeder einzelne hat zwar seine spezifische Rolle, doch man vertraut dem Team, dass es selbstorganisierend und funktionsübergreifend arbeitet. Der agile Ansatz kann ideal sein, da sich Risiken und Prioritäten in der andauernden COVID-19-Krise schnell ändern. Verteilt arbeitende Prüfungsteams bleiben mithilfe der eingesetzten Technologie besser in Verbindung.

Erfahren Sie mehr über agiles Prüfen in unserem E-Book Agilität und Geschwindigkeit bei der Prüfung.

4. Mit Technologie auf Kurs

Manche Prüfungsprojekte müssen weitergeführt werden, auch wenn persönliche Interaktion nicht möglich ist. Glücklicherweise können Technologielösungen Prüfern hier einen ernsthaften Vorteil verschaffen, denn sie ermöglichen:

  • Durchführung von Prüfungsinterviews und Besprechungen mittels sicherer Videokonferenzen.
  • Empfang von Live-Videos von den Bestandsorten der Kunden. Seit COVID-19 sind Bestandsprüfungen zu einer der größten Herausforderungen für Prüfer geworden. Die Umstellung auf Live-Videos kann unvermeidlich sein, es sei denn, Sie können eine Bestandszählung aufschieben. Die Verwendung aufgezeichneter Videos ist nicht empfehlenswert, denn wie können Sie sich der Authentizität und Objektivität sicher sein?

Und spezielle Audit-Management-Software wie AuditBond erleichtert diese neuen Arbeitsweisen noch mehr, wenn alle Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten, etwa durch Funktionen wie:

  • Eine einzige, vereinte Plattform zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Workflows, die die Mitarbeiter im Homeoffice über alle Phasen der Prüfung auf dem Laufenden halten
  • Eine Bibliothek mit Dokumentationen, Vorlagen und Workflows, die allen zur Verfügung steht
  • Ein vollständiger Prüfpfad, um alles nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass Ihre Prüfungsergebnisse gegenüber Aufsichtsbehörden und externen Prüfern vertretbar sind.

Natürlich hat jede Technologie ihre Vor- und Nachteile. Einserseits sparen Sie Reisekosten, verfügen über umfassende Dokumentation, Protokolle und Auswertungen und profitieren von zusätzlichen Vorteilen wie Datenanalyse und robotergesteuerter Prozessautomatisierung. Aber Sie sehen die Körpersprache des geprüften Kunden nicht und können keine Wechselbeziehung aufbauen, wie dies bei einem persönlichen Gespräch der Fall ist. All dies ist eine Frage der Anpassung und des Einfindens in die „neue Normalität“.

Vorankommen – mit allem was dazu gehört

Die im Zusammenhang mit COVID-19 aufkommenden Risiken sind sowohl unvorhersehbar als auch beispiellos. Interne Prüfer und ihre Organisationen stehen vor besonderen Herausforderungen, befinden sich aber auch in der einzigartigen Lage, zusammenzuarbeiten und in diesen Zeiten als vertrauenswürdige Berater Fachwissen und Orientierung zur Verfügung zu stellen. Indem sie sich Ungewissheiten gegenüber aufgeschlossen zeigen, flexibel bleiben und sowohl die kurz- als auch die langfristigen Auswirkungen von COVID-19 auf die Organisation im Blick behalten, können interne Prüfungsteams ihrem Unternehmen und sich selbst helfen, gestärkt aus dieser Krise hervorzugehen.

Besonderer Dank

Unser besonderer Dank geht an Liz Sandwith, Chief Professional Practices Adviser des Chartered Institute of Internal Auditors für die Durchsicht dieses Blogs und ihr Feedback zu den Artikeln.

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