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Optimieren Sie Finanzprognosen mithilfe von Datenanalysen

Keith Bailey

Keith Bailey

VP Finance, Galvanize

Die Genauigkeit von Finanzprognosen ist für Finanzvorstände von entscheidender Bedeutung. Erfahren Sie, wie Keith Bailey, VP Finance von Galvanize, unsere GRC-Plattform HighBond nutzt, um Vertrauen in seine Risikoanalyse und Leistungsberichte aufzubauen.

Viele neue Finanzvorstände stehen vor der unmittelbaren Herausforderung, sich in mehreren Systemen und Tabellenkalkulationen zurechtzufinden, um sich auf ihre erste Vorstandssitzung vorzubereiten.

Glücklicherweise war das bei mir nicht der Fall. Als ich 2017 zum Leiter des Finanzwesens von Galvanize ernannt wurde, habe ich mit Freude festgestellt, dass Galvanize seine eigene Software verwendet. Mit HighBond stand mir eine unschätzbare Ressource für die Abfrage unserer Daten aus allen unseren Systemen zur Verfügung.

Ich verwende HighBond regelmäßig, um finanzielle Risiken und die Leistung zu beleuchten und meine Finanzprognosen einfacher zu erstellen. Lassen Sie mich erläutern, wie ich dabei vorgehe.

Verbesserte Finanzprognosen durch Storyboards

Ich nutze HighBond, um zuverlässige Finanzprognosen für den Vorstand und die Geschäftsleitung zu erstellen. Ob es sich um den Umsatz, das EBITDA oder den freien Cashflow handelt, ich sorge dafür, dass die automatischen Analysen die Datensätze „bereinigen“.

Ich habe eine Reihe von Dashboards (Storyboards), KPIs und Benachrichtigungen eingerichtet, um wichtige Finanzkennzahlen nahezu in Echtzeit zu überwachen. Wenn etwas nicht stimmt, wird eine Warnung an mich, unseren CEO und wichtige Mitglieder meines Teams gesendet. Wir verwenden Storyboards auch zur Überwachung weiterer wichtiger Kennzahlen, etwa der „50er-Regel“ sowie den Betriebsausgaben und den Erlösen.

Auf jedem Storyboard kann ich Kommentare hinzufügen – wodurch sich Ad-hoc-Erklärungen in Managementsitzungen vermeiden lassen. Wir diskutieren eher darüber, wie man auf eine Metrik reagiert, anstatt die Mitarbeiter mit deren Inhalt vertraut zu machen.

Übersicht über unzulässige Zahlungen

Storyboards in HighBond ermöglichen es, große Mengen von Finanzdaten schnell zu betrachten und zu verstehen.

Warum Technologie den Unterschied macht

Es läuft auf zwei Bereiche hinaus: den Zugang zu wichtigen Informationen zu erhalten und auf die Richtigkeit der Daten vertrauen zu können.

Zugriff auf Daten in allen Systemen

Mithilfe von Konnektoren und Befehlen kann ich auf alle Daten in unseren Systemen zugreifen. Ja, tatsächlich auf alle! Wie die meisten Unternehmen arbeiten wir mit einer Reihe von Systemen, was dazu führt, dass sich unsere Daten an verschiedenen Speicherorten befinden. Die Möglichkeit zu haben, diese Silos aufzulösen und auf alle Informationen zugreifen zu können, die ich brauche, um Vertrauen in die Sichtbarkeit und Kontrolle unserer zentralen Risiken zu haben, ist äußerst wertvoll. Ich habe in dem Blogbeitrag Big-Data-Analysen für Finanzleiter bereits mehr darüber berichtet.

„Der größte Vorteil für mich liegt darin, dass ich Vertrauen in die Prognosen habe, die ich präsentiere.“

Automatisch aktualisierte Daten

Sobald ich die Informationsquellen ausgewählt habe (z.B. das Hauptbuch oder die Rechnungsdaten oder HR-/Personalabrechnungsinformationen), lege ich fest, welche Daten am relevantesten sind. (Hierbei geht es lediglich um die Auswahl von Spalten in einer Tabelle, damit die Plattform weiß, welche Dateneinheiten zu kopieren sind.)

Die Verbindungen, die ich zu diesen Spalten herstelle, sind dauerhaft (es sei denn, ich deaktiviere sie wieder). Das bedeutet, dass die Kopien der Daten automatisch aktualisiert und auf einem zugriffsbeschränkten sicheren Server gespeichert werden. Das heißt außerdem, dass ich über sichere Daten an einem einzigen Speicherort verfüge, was mir das Leben zusätzlich erleichtert. Es sind weder Verlinkungen noch Zusammenführungen von Tabellenkalkulationen erforderlich noch bereitet mir die Versionskontrolle Kopfschmerzen, die durch unterschiedliche Tabellenversionen, die per E-Mail von einem zum anderen geschickt werden, entstehen.

Wir testen unsere Kontrollen täglich, wöchentlich oder monatlich. Dabei werden Unregelmäßigkeiten automatisch angezeigt, sobald sie auftreten, sodass mein Team eine längere Vorlaufzeit hat, um sie vor dem Monatsende zu beheben.

Zuversichtlichere Finanzprognosen

Der größte Vorteil für mich liegt darin, dass ich Vertrauen in die Prognosen habe, die ich präsentiere. Ich kann die ein oder zwei Tage vor einem Meeting mit der Geschäftsleitung damit verbringen, an meiner Botschaft zu feilen, anstatt mich um eine solide Zahl zu bemühen. Das hilft mir, die Kontrolle zu behalten und Vertrauen in die finanziellen Fakten zu haben, die ich vorstelle.

Weniger stressige Quartalsenden

Diese Stimmung überträgt sich auch auf mein Team. Meine Mitarbeiter sagen mir oft, dass die Monats- und Quartalsenden weniger stressig sind, weil viele Unregelmäßigkeiten schon früh erkannt werden. Natürlich gibt es trotzdem noch Druck bei der Vorlage der endgültigen Zahlen oder dem Lösen von Problemen in letzter Minute. Dies ist unvermeidlich, und es wäre unrealistisch zu erwarten, dass dies vollkommen verschwindet. Aber ich freue mich, dass ich mich in einem Umfeld befinde, in dem die meisten dieser Probleme automatisch beseitigt werden. Das erleichtert mir die Arbeit und die meines Teams sehr.

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