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20 Möglichkeiten, Betrug mithilfe von Datenanalysen auf die Spur zu kommen

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Gibt es in Ihrem Unternehmen Probleme mit Betrug? Sollte dies der Fall sein, sind Sie nicht allein hiervon betroffen — und falls nicht, könnte es sein, dass Sie nicht gründlich genug danach gesucht haben.

Einer Studie von PricewaterhouseCoopers aus dem Jahr 2020 zufolge haben 47% der Unternehmen in den vergangenen zwei Jahren mindestens einen Betrugsfall verzeichnet. Im Durchschnitt dokumentierte jedes Unternehmen jedoch sechs Betrugsfälle. Am häufigsten waren Kundenbetrug, gefolgt von Cyberkriminalität, Veruntreuung von Vermögenswerten sowie Bestechung und Korruption. Die Vorfälle verteilten sich fast gleichmäßig auf interne und externe Täter. In 20% der Fälle basierte der Betrug auf Absprachen zwischen internen und externen Parteien. Die Verluste beliefen sich bei den mehr als 5.000 befragten Unternehmen auf insgesamt 42 Milliarden Dollar.

In Anbetracht der destabilisierenden Wirkung der COVID-19-Pandemie hat die Wahrscheinlichkeit von Betrug weiter zugenommen. Einem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) zufolge verzeichneten 77% der im August 2020 befragten Unternehmen seit Beginn der Pandemie einen Anstieg der betrügerischen Aktivitäten, und 92% der Unternehmen rechnen damit, dass Betrugsfälle in den kommenden 12 Monaten weiter zunehmen werden.

Unternehmen nehmen neue Lieferanten im Schnellverfahren auf, zuweilen ohne angemessene Überprüfung. Und da viele Unternehmen in ihrer für sie neuen mobilen Arbeitsumgebung nahezu im Blindflug navigieren, kann es leicht passieren, dass finanzielle Kontrollen und Gegenkontrollen, die vor Ort im Unternehmen durchgeführt werden, übersehen werden. Wenn Sie aber nicht ganz genau hinsehen, können Sie leicht Situationen übersehen, in denen die Konten nicht ausgeglichen sind.

Zum Glück erkennt die Datenanalyse Warnzeichen, die Menschen manchmal übersehen. Es folgt ein Überblick über einige der wesentlichen Dateninkonsistenzen, die Ihnen helfen, Betrug sowohl von Insidern als auch von externen Tätern zu erkennen.

Hauptbuch-Einträge

Sie sollten Hauptbucheinträge genau auf mögliche Betrugsfälle oder Fehler überprüfen. Zum Beispiel:

1. Identifizieren von und Suchen nach verdächtigen Schlüsselwörtern.

Identifizieren Sie verdächtige Bezeichnungen von Journaleinträgen mit Hilfe von Schlüsselworten, die auf unberechtigte oder ungültige Einträge hinweisen können.

2. Stratifizierung von Hauptbuchkonten.

Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Journalbuchungen, die außerhalb des Normalwertbereichs liegen. Wenn Ihre durchschnittliche Buchung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen bei 2 Millionen Dollar liegt und eine Buchung auf einen Betrag von 500.000 Dollar lautet, dann könnte diese Buchung durchaus eine weitere Überprüfung rechtfertigen.

3. Suche nach Ausreißern bei den Journalbuchungsbeträgen.

Setzen Sie Ihre Analysesoftware ein, um Buchungen zu kennzeichnen, die mehr als zwei Standardabweichungen von normalen Buchungen entfernt sind. Eine solche Abweichung könnte auf eine Fehlbuchung oder einen potenziellen Betrug hindeuten.

Geschäftsaufwendungen

Reisekosten und Spesen sind oft die Posten, bei denen skrupellose Angestellte mit verschiedenen Methoden Zahlen frisieren können. Es folgen einige Möglichkeiten zur Überwachung von Betrugsversuchen bei den Aufwandsposten:

4. Analysieren Sie die durchschnittlichen Ausgaben nach Abteilungen.

Die Reisekosten Ihres Vertriebsteams fallen wahrscheinlich deutlich höher aus, als die Ihres IT-Teams. Überwachen Sie die Ausgaben der Abteilung im Zeitverlauf, um die durchschnittliche Ausgabenspanne der einzelnen Abteilungen zu erfassen, und richten Sie auf dieser Grundlage ein Benachrichtigungssystem ein, das Sie warnt, sobald eine Abteilung von dieser Spanne abweicht. In einigen Fällen kann ein bestimmtes saisonales Event, wie z.B. eine Konferenz, das Ausgabengleichgewicht stören. Deshalb sollten Sie eine detaillierte Analyse Zeile für Zeile durchführen, um zu bestätigen, dass alles ordnungsgemäß verläuft.

5. Suchen Sie nach verdächtigen Rückerstattungsanträgen.

Für die Erstattung von Benzinkosten und die Abrechnung des Kilometergeldes beantragen Mitarbeiter häufig (oft auch versehentlich) doppelte Rückzahlungen. Wenn ein Mitarbeiter bereits Kilometergeld beantragt, sollte für ihn die Erstattung von Kraftstoffkosten als Doppel-Position angezeigt werden.

6. Identifizieren Sie aufgeteilte Einkäufe.

Mitarbeiter können Obergrenzen für den Einkauf umgehen, indem sie die Kosten für einen kostspieligen Einkauf in zwei verschiedene Posten aufteilen. Ihre Analysesoftware kann Sie auf "aufgeteilte Einkäufe" dieser Art aufmerksam machen.

7. Achten Sie auf hohe Bewirtungsausgaben für Gruppen.

Historische Aufzeichnungen können Ihnen gute Basisdaten zu durchschnittlichen Bewirtungsausgaben für Gruppen liefern. Liegt ein Eintrag außerhalb der normalen Spanne, sollte er für eine Überprüfung gekennzeichnet werden.

8. Suchen Sie nach gerundeten Beträgen.

Haben Sie eine Aufwendung in Höhe eines runden Betrags entdeckt, beispielsweise eine Abrechnung in Höhe von genau 200 Dollar? Es ist eher unwahrscheinlich, dass es zufällig zu solchen Beträgen kommt. Deshalb kann man daraus schließen, dass der Mitarbeiter möglicherweise seine Firmenkarte für Bargeldvorschüsse für den persönlichen Gebrauch genutzt hat.

9. Identifizieren Sie doppelte Entschädigungsansprüche.

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter Spesenabrechnungen für Einkäufe einreichen, die sie bereits über ihre Firmenkonten abgerechnet haben, und folglich für die gleiche Ausgabe zweimal eine Rückerstattung erhalten.

10. Deaktivieren Sie ruhende Firmenkarten.

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, seine Karte aber weiterhin aktiv ist, dann ist sie anfällig für eine betrügerische Nutzung. Sorgen Sie dafür, dass die entsprechenden Kreditkarten-Konten sofort geschlossen werden.

Gehaltsabrechnung

11. Kennzeichnen Sie verdächtige Gehaltserhöhungen.

Behalten Sie mehrfache, kleinere Gehaltserhöhungen für denselben Mitarbeiter in einem Kalenderjahr im Auge. Kontaktieren Sie die Personalabteilung, um zu überprüfen, ob diese genehmigt wurden.

12. Identifizieren Sie Phantom-Mitarbeiter, die noch immer auf der Gehaltsliste stehen.

Stehen nach wie vor Mitarbeiter auf der Gehaltsliste, die gekündigt haben oder entlassen wurden? Manchmal kann dies darauf hindeuten, dass ein anderer Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung geändert und die Gehaltszahlung auf sein eigenes Bankkonto umgeleitet hat, um so Finanzbetrug zu begehen.

Lieferantenzahlungen

Bei den Zahlungen an Lieferanten bieten sich zahlreiche Möglichkeiten für betrügerisches Verhalten, da sowohl der Lieferant als auch ein skrupelloser Angestellter mit Hilfe von gefälschten oder überhöhten Rechnungen Geld herausschleusen kann. Es folgen einige Tipps, wie Sie es vermeiden können, betrügerische Handlungen von Lieferanten und betrügerische Rechnungsstellung zu übersehen:

13. Trennen Sie die Erstellung von Lieferantenkonten von der Fakturierung von Lieferanten.

Stellen Sie sicher, dass der für die Erstellung von Lieferantenprofilen zuständige Mitarbeiter nicht gleichzeitig für die Erstellung und Genehmigung von Rechnungen zuständig ist. Ein unehrlicher Mitarbeiter könnte diese Doppelrolle nutzen, um gefälschte Rechnungen von fiktiven Lieferanten auszustellen. Dies gilt auch für externe Dritte, die sich Zugang zu den Anmeldedaten zu Ihren Systemen verschafft haben.

14. Kennzeichnen Sie doppelte Rechnungen.

Lieferanten können entweder versehentlich oder im Rahmen der Nachverfolgung von bis dahin unbezahlten Rechnungen ein und dieselbe Rechnung mehrfach einreichen. Falls Sie über kein System zur Nachverfolgung und Kennzeichnung von Rechnungsduplikaten verfügen, kann es also vorkommen, dass Sie dieselbe Rechnung zweimal bezahlen.

15. Achten Sie auf häufige Änderungen der Angaben von Lieferanten.

Wenn beispielsweise eine Lieferantenadresse in der Haupttabelle häufig geändert wird, ist dies ein möglicher Hinweis auf Betrug.

16. Identifizieren Sie Übereinstimmungen zwischen Lieferanten- und Mitarbeiterdaten in Ihrer Haupttabelle.

Wenn Sie feststellen, dass Bankverbindungen, Adressen oder andere Daten von Lieferantenstammdaten mit denen von Mitarbeitern übereinstimmen, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass der entsprechende Mitarbeiter ein betrügerisches Lieferantenkonto eingerichtet hat.

17. Suchen Sie nach Einkäufen ohne Bestellschein, die über einer Genehmigungsgrenze liegen.

In den meisten Unternehmen sind für Einkäufe, die über einen bestimmten Grenzwert hinausgehen, Bestellaufträge erforderlich. Falls Sie feststellen, dass umfangreiche Einkäufe ohne Bestellauftrag erfolgt sind, könnte dies auf Betrug oder einen Buchhaltungs- oder Lieferantenfehler hindeuten.

18. Verfolgen Sie Belege bei Rahmenverträgen nach.

Bei Belegen für Rahmenverträge handelt es sich um Rechnungen für mehrere Leistungen, die noch nicht erbracht wurden. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Lieferanten, die vor Erbringung der Leistung oder den Erhalt von Waren eine Rechnung ausstellen, die Möglichkeit haben, die Durchführung der Arbeiten oder der Lieferung nachzuverfolgen.

Kunden

Betrug und Buchhaltungsfehler können ebenfalls Probleme bei der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden verursachen. Nachstehend einige Möglichkeiten, wie Sie die korrekte Abrechnung mit Ihren Kunden überprüfen können:

19. Validieren Sie die Kundenkreditlimits.

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kunden über konsistente Kundenkreditlimits verfügen, die jeweils ihrem Geschäftskreditprofil und der Größe ihres Unternehmens entsprechen. Kennzeichnen Sie die Posten mit überdimensionierten Kreditlimits. Diese Kunden sind eventuell nicht in der Lage, ausstehende Kredite zurückzuzahlen.

20. Identifizieren Sie sanktionierte Kunden.

Lassen Sie Ihre Kundenkonten einmal durch eine Datenbank laufen, mit deren Hilfe alle Kunden, die auf öffentlichen Sanktionslisten stehen, markiert werden - einschließlich der SDN-Liste des OFAC, SAM-Liste, LEIE-Liste des HHS usw. Dadurch können Sie Kunden ermitteln, für die gegebenenfalls eine weitere Validierung erforderlich ist oder von denen Sie sich trennen sollten.

Es gibt viele Möglichkeiten, Betrug und Abrechnungsfehler in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. Wenn Sie jedoch Transaktionen nur manuell überprüfen, besteht die Gefahr, dass Sie vieles übersehen. Fehler, unberechtigte Abrechnungen und Anzeichen von Betrug können Ihrer Kreditorenbuchhaltung entgehen und im Laufe eines Jahres zu Verlusten in Millionenhöhe führen.

Um Betrugsfälle punktgenau aufzudecken und zeitnah Abhilfe zu schaffen, bevor sie größere Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, ist es wichtig, Best-in-Class-Analysen zu implementieren, die (anstelle von Stichprobentests) 100% Ihrer Finanzdaten analysieren können, um automatisch problematische Ereignisse zu identifizieren.

Ihr Tool-Set sollte sowohl mit internen als auch mit externen Datensätzen integriert werden, einschließlich Ihres ERP-Systems, Ihres Gehaltsabrechnungssystems und behördlicher Datensätze wie Zensusdaten und anderen öffentlichen Datensätzen, die zur Überprüfung der Genauigkeit Ihrer Daten verwendet werden können. Ein System zur kontinuierlichen Bereitstellung von Daten, das Sie unmittelbar vor potenziellen Verstöße warnt, kann auch benutzerdefinierte Regeln und Trigger verwenden, die optimal auf Ihre Branche zugeschnitten sind. Durch den Einsatz modernster maschineller Lerntechniken verfügen Ihre Buchhaltungs-, Compliance- und IT-Teams über umfassende Informationen, die ihnen dabei helfen, die Sicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

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