Risikomanagement im Hochschulwesen mit Blick auf COVID-19

Matt Kelly

Matt Kelly

Editor & CEO, Radical Compliance

COVID-19 stellt die Hochschulen, wie alle anderen globalen Sektoren auch, vor große Herausforderungen. Um die kurz- und langfristigen Risiken richtig einschätzen und kontrollieren zu können, müssen Risikoexperten ihre Prioritäten verschieben, damit sie mit dieser „neuen Normalität" zurecht kommen.

Alle Branchen erleben während der COVID-19-Pandemie tiefgreifende Veränderungen und stehen vor dauerhaften Herausforderungen. Nur wenige haben jedoch so starke Beeinträchtigungen erlebt wie der Hochschulbereich.

Ab Mitte März schlossen die Hochschulen und Universitäten überall auf der Welt, schickten Studenten nach Hause und stellten auf Online-Unterricht um. Die meisten erwarten nicht, dass sie in diesem Frühjahrssemester den normalen Betrieb wieder aufnehmen können. Manche planen bereits jetzt, im nächsten Herbst mit einem reinen Online-Modell weiterzumachen; andere rechnen damit, dass sie bis 2021 geschlossen bleiben.

Stellen Sie sich die Schockwellen vor, die ein solcher Schritt auslöst: Betriebsmodelle werden von einen Tag auf den anderen geändert, Risikoprofile werden auf den Kopf gestellt, Aufsichtsstrukturen greifen nicht mehr. Die Hochschulen bewegen sich schon seit Jahren eindeutig in Richtung Distanzlernen, doch ist durch COVID-19 aus dieser eher gemächlichen Entwicklung ein geradezu panikartiges Rennen geworden.

Diese Entwicklung gibt aufschlussreiche Anhaltspunkte dazu, wie Risk Assurance-Teams neue Risiken und Korrekturmaßnahmen im Blick haben müssen, damit ihre Unternehmen die COVID-19-Krise überstehen. Wir alle können hier etwas lernen.

Neubewertung der Risikolandschaft im Hochschulwesen

Zunächst müssen die Universitäten und Hochschulen erkennen, worin die eigentliche Herausforderung besteht. Die grundlegenden Ziele der Hochschulen bleiben die gleichen: Ausbildung und Unterstützung von Studierenden, Wahrung der akademischen Integrität, Einhaltung staatlicher und bundesstaatlicher Vorschriften, Erreichung budgetärer und finanzieller Ziele.

Was sich in den meisten Hochschulen verändert hat, ist das Betriebsmodell. Hier geht der Trend weg vom vorherrschenden Präsenzunterricht hin zu Distanzunterricht in großem Stil. Dadurch hat sich die Risikobewertung in den Hochschulen radikal verändert. Hier einige Beispiele:

  • Sicherheit. Studierende und Mitarbeiter kommunizieren derzeit ausschließlich online. Dadurch erhöhen sich die Risiken im Zusammenhang mit dem Datenschutz (Schutz personenbezogener Daten) und der Datensicherheit (Übermittlung von vertraulichem geistigen Eigentum im Internet). Außerdem steigt möglicherweise auch das Risiko, dass Schwachstellen entstehen und es zu Angriffen auf die Cybersicherheit kommt, da der Zugriff über VPN-Tunnel und Systeme außerhalb des Campus zur Norm werden. (Hinzu kommt, dass auch Studenten in der letzten Zeit zur Zielgruppe von Cybersicherheits-Betrügereien im Zusammenhang mit COVID-19 geworden sind. So versandten Hacker zum Beispiel von den Konten der Hochschulverwaltung gefälschte E-Mails.)
  • Liquidität. Sind Hochschulen geschlossen, bewirkt dies durchaus Kosteneinsparungen (niedrigere Stromrechnungen, keine Ausgaben für Sportveranstaltungen). Geschlossene Hochschulen verursachen aber andererseits auch Kosten (Verlust internationaler Studenten und Einnahmen aus Sport- und sonstigen Veranstaltungen). Bewährte Budgetprognosen sind mittlerweile überholt. Gleichzeitig hat aber auch die Notwendigkeit der Übernahme von Finanzverantwortung deutlich zugenommen.
  • Akademische Integrität. Wie stellt man sicher, dass es sich bei der Person, die an einer Online-Klausur teilnimmt, auch tatsächlich um einen an der Hochschule eingeschriebenen Studierenden handelt? Zugangskontrollen - und auch die Art der Aufgabenstellung und Prüfungen - müssen derzeit viel kritischer beleuchtet werden.
  • Das Leben der Studierenden. Sexuelle Belästigung, Mobbing und psychische Gesundheit - diese Themen hatten im normalen Hochschulumfeld hohe Priorität. Hochschulen, die sie nicht ernst nahmen, mussten infolgedessen mit Compliance- und Prozessrisiken rechnen. Probleme dieser Art gibt es natürlich auch in der digitalen Welt. Deshalb müssen Hochschulen und ihre Vertretungsgremien jetzt neue Wege finden, um sie anzugehen.

"Die Realität sieht folgendermaßen aus: Bis die Organisation als Reaktion auf COVID-19 neue Strategien und Verfahren für das Risikomanagement implementiert hat, kann sich Ihr Risikoprofil schon wieder geändert haben.”

COVID-19 bedeutet: Neue strategische Risiken

Viele Hochschulen und Universitäten sind auch mit neuen strategischen Risiken konfrontiert. Ältere Hochschulen, die im 19. oder 20. Jahrhundert gegründet wurden und sich seit Generationen auf traditionelle Formen der Lehre verlassen haben, tun sich möglicherweise schwerer, Online-Angebote zu machen als jüngere Konkurrenten. Andere Teile der Gesellschaft beschäftigen sich derzeit mit der durch COVID-19 verursachten Verlagerung auf virtuelle Lernformen und setzen sich damit auseinander, welche langfristigen Auswirkungen dies auf die Hochschulen haben könnte. Wie aus diesem aktuellen Artikel der Harvard Business Review hervorgeht, stellen sie grundsätzlich infrage, ob traditioneller Präsenzunterricht und Vorlesungen auf dem Campus überhaupt notwendig sind.

Apropos Konkurrenz: Studierende können jetzt von zuhause aus an Vorlesungen teilnehmen. Bedeutet das, dass die Universitäten mehr Studierende aus anderen, neuen Regionen aufnehmen können? Was geschieht, wenn größere Hochschulen versuchen, die Zahl der Studierenden zu erhöhen, und für andere zu wenige übrig bleiben? (Das ist keine hypothetische Überlegung. Die britischen Aufsichtsbehörden denken bereits über Obergrenzen für die Aufnahme von Studenten nach, damit wenige große Player den anderen Schulen die Studierenden nicht wegschnappen.)

Universitäten, Hochschulen, Lehrkräfte, Verwaltungen und Studierende müssen sich auf eine neue Welt der Risiken mit COVID-19 einstellen.

Wie können Audit-Teams in den Hochschulen mit der "neuen Normalität" umgehen?

Fast alle Risikothemen, mit der eine Branche aufgrund von COVID-19 konfrontiert wird, betreffen auch das Hochschulwesen. Wie also werden Audit-Teams diesem Durcheinander Herr? Wir sehen eine Reihe grundlegender Schritte.

1. Risikobewertung: Sichten und Auswählen

Natürlich könnten wir den ganzen Tag lang neue oder veränderte Risiken im Hochschulbereich aufzählen. Das könnte auch jeder Prüfungsleiter für seine jeweilige Branche tun - und genau das ist der Punkt. COVID-19 hat die Risikoprofile von Unternehmen und Organisationen so stark verändert, dass Risiko-Experten kaum Schritt halten können. Audit-Teams müssen Prioritäten setzen und festlegen, welche breit gefassten Risikokategorien prioritär neu bewertet werden müssen und welche noch warten können.

2. Sich an Feinde erinnern und Verbündete verstehen

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation neue Richtlinien, Verfahren oder Kontrollen einführt, werden die Mitarbeiter und andere Kollegen das nicht mit Begeisterung aufnehmen. Einige werden zwangsläufig das Gefühl haben, dass diese neuen Maßnahmen zu stark in die Abläufe eingreifen und unnötig sind, weil niemals das Risiko ausgelöst würde, über das Sie sich Sorgen machen.

Audit-Teams dürfen nicht vergessen, dass das Virus der Feind ist. Die Geschäftsfunktionen sind Ihre Verbündeten, mit denen Sie sich gut stellen sollten. Für eine erfolgreiche Einführung von Korrekturplänen und zusätzlichen Gegenmaßnahmen benötigen Audit-Teams eine ausgeprägte soziale Kompetenz, klare Kommunikation und offene Zusammenarbeit. Darüber hinaus müssen sie die Ziele, die diese Verbündeten zu erreichen versuchen, sehr gut kennen.

3. Überwachen und Wiederholen

Eine weitere Tatsache ist, dass sich bis zu dem Zeitpunkt, an dem eine Organisation als Reaktion auf COVID-19 neue Strategien und Verfahren für das Risikomanagement eingeführt hat, Ihr Risikoprofil schon wieder geändert haben kann. Zum Beispiel können die Regierungen die Öffnungszeiten für lokale Geschäfte und Institutionen geändert oder Notfinanzierungen verabschiedet haben. Die Begleitumstände des COVID-19-Risikos verändern sich ständig. Es ist also notwendig, den Status der Risiken zu überwachen, Daten zu analysieren und gegebenenfalls die gesamte Situation neu zu bewerten.

Wirksamerer Einsatz von Technologie

Mithilfe der Technologie können Mitarbeiter in einer Remote-Umgebung arbeiten. Gleichzeitig ist jedoch die Arbeit im Team von entscheidender Bedeutung. Es gelten also nach wie vor die üblichen Argumente in Bezug auf die technischen Möglichkeiten:

  • Eine einzige vertrauenswürdige Datenquelle. Dieser Punkt gilt insbesondere angesichts der großen Anzahl von Mitarbeitern, die räumlich getrennt voneinander zusammenarbeiten werden. Die Risiken, die sich aus Problemen der Kontrolle verschiedener Datenversionen oder aus unvollständigen und ungenauen Daten ergeben, sind höher und steigern so den Bedarf an einer einzigen vertrauenswürdigen Datenquelle auf einer Plattform.
  • Kommunikations- und Kollaborationstools. COVID-19 führt zu einer räumlichen Trennung von Mitarbeitern, denen über Zeitzonen und Büros hinweg keine einfachen Möglichkeiten zur spontanen Zusammenarbeit mehr zur Verfügung stehen. Man braucht also funktionale, kollaborative und einfach zu bedienende Tools, um diese fehlenden persönlichen Beziehungen aufzufangen.
  • Prozesse, die Korrekturmaßnahmen überwachen und Schritte kennzeichnen, die nicht durchgeführt werden. In ähnlicher Weise besteht ein erheblich höheres Risiko, dass Aufgaben "durchs Raster fallen", wenn die Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten. Die Fähigkeit, die Erledigung von Aufgaben nachzuverfolgen—einschließlich automatisierter Benachrichtigungen und Funktionen zur Korrektur von Workflows—ist von ausschlaggebender Bedeutung.
  • Starke Dokumentations- und Testmechanismen. Bei so vielen neuen Risiken, improvisierten Verfahren und Notfallkontrollen ist es sehr wichtig, all diese Vorgänge zu testen und zu dokumentieren.

COVID-19 erschwert die Zusammenarbeit, weil wir uns buchstäblich voneinander fern halten müssen, um eine Infektion zu vermeiden. Gleichzeitig verursacht das Virus aber auch eine Unmenge neuer mit Risiken verbundenen Herausforderungen — entweder völlig neue Risiken oder bereits bekannte Risiken in neuen Erscheinungsformen. Das Hochschulwesen ist hierfür ein Beispiel, doch stehen alle anderen Sektoren vor den gleichen Herausforderungen.

In dieser neuen Welt müssen Audit-Teams ihre Talente und Fähigkeiten in jeder Hinsicht ausreizen, von der Risikobewertung über Korrekturpläne und Tests bis zur Dokumentation. Der wesentliche Faktor für den Erfolg ist eine bessere Nutzung der Technologie. Aber auch Zusammenarbeit, Einfallsreichtum und vor allem Beharrlichkeit sind unverzichtbar.

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